La fase di prenotazione dei ritiri è il momento in cui l’intero processo di lavoro di una ditta di autotrasporti ha inizio: è una situazione complessa, durante la quale è necessario tenere traccia di molti fattori differenti e dare inizio a procedure separate dalle quali dipenderà sia la consegna puntuale delle merci, sia l’efficienza del lavoro di documentazione e fatturazione ad essa relativo.

• Il cliente ha bisogno di poter effettuare la prenotazione in modo semplice, sapendo con chiarezza quali saranno i costi;
• La ditta di trasporti ha bisogno di poter fornire al cliente un’informazione precisa e personalizzata sui costi, e di tracciare tutti i dati relativi alla merce, alla località di ritiro e a quella di destinazione per poter pianificare il lavoro. Deve inoltre semplificare al massimo le procedure di inserimento dati, ottimizzando i tempi.

• Preventivi precisi: è possibile caricare nel TMS anagrafiche personalizzate per ogni cliente, prevedendo tariffari e listini totalmente personalizzati in base agli accordi presi. È possibile anche la determinazione per ogni cliente degli scaglioni, che siano a peso, a km, a collo o a bancale, e il calcolo dei parametri è totalmente automatizzato.
• Caricamento documenti: nel momento stesso della prenotazione, tutti i documenti relativi vengono salvati nell’Archivio, e i dati memorizzati per stilare la documentazione che occorrerà in seguito, dalle lettere di trasporto alla fatturazione.
• Importazione automatica: il sistema TMS è in grado di ricevere direttamente flussi dati da grandi clienti ricorrenti, e importarli automaticamente.
• Pianificazione lavoro: i dati relativi alla prenotazione vengono automaticamente elaborati per stilare il piano di lavoro che verrà utilizzato in fase di presa delle merci.

• Preventivi precisi: la personalizzazione dei listini su ogni anagrafica cliente permette di ottenere preventivi che tengono conto di ogni accordo preso in precedenza con la ditta di autotrasporti.